このシートでやること
業務と時間を書き出す
業務を 1 行に 1 つずつ書き、「月に何回」と「1 回に何分」を書きます。月の時間は自動で出ます。おおよその数字で構いません。
AI に任せる順番を決める
業務ごとに「AI に任せたいか」を選び、早く手を付けたいものに優先の番号を付けます。時間の長い業務の上位 5 つが、任せる候補として出ます。
使ったあとの時間と比べる
AI を使い始めたら、使ったあとの「1 回に何分」を書きます。減った時間と割合が出ます。分類ごとの BEFORE と AFTER は、グラフで比べられます。
4 枚のシート
- AI活用 BEFORE AFTER: いまと、AI を使ったあとの月の時間、減った時間と割合、分類ごとのグラフ、いちばん楽になった業務、AI に任せる候補。自動で集計するので、書き込みは要りません。
- いまの業務: 業務・中身・担当・いつ、月に何回・1 回に何分、AI に任せたいか・優先・状態、AI を使ったあとの 1 回に何分。100 行まで書けます。
- やりたいこと: AI に任せたい仕事、つくりたいサイトやシステム、身につけたいこと。60 行まで書けます。
- シートの使い方: 色の見方、書き方の順番、AI に記入を手伝ってもらうときの頼み方。
「いまの業務」の No. 1〜6 には、架空の会社（精密板金加工・26 名）の記入例が入っています。数字も書き方の例です。自社の業務に書き換えてお使いください。個人のお名前や連絡先、パスワードは書かないでください。
AI に質問してもらいながら書けます
ファイルを ChatGPT や Claude などの AI に渡し、次のように頼むと、1 行ずつ質問しながら、答えを表にまとめてくれます。社内の情報を入れるときは、入力した内容を学習に使わない法人向けのプランをお使いください。
このファイルの「いまの業務」を一緒に埋めたいです。上から 1 行ずつ、月に何回あるかと、1 回に何分かかるかを質問してください。私の答えを表にまとめ、最後に、抜けている業務がないかを分類ごとに聞いてください。
当社の AI伴走支援は、このシートから始めます
最初のヒアリングと伴走の打ち合わせを通して、業務と毎月の時間をこのシートにまとめ、AI に任せる業務と順番を決めます。シートには、伺った内容を AI に書き起こさせるか、御社で入力していただきます。AI に任せた業務は使ったあとの時間も書き足し、当社が減った時間をまとめて毎月報告します。