本人を確かめる方法には、本人が知っているもの（パスワード）、持っているもの（スマートフォンや専用の鍵）、体の特徴（指紋や顔）の 3 種類があります。このうち 2 種類を組み合わせるのが二要素認証です。パスワードが漏れても、スマートフォンが手元になければログインできません。似た言葉の「2 段階認証」は確かめる回数が 2 回あることを指し、同じ種類を 2 回使う場合も含みます。
メール、会計ソフト、顧客管理システム、サイトの管理画面など、社外からも入れる道具から設定していきます。スマートフォンを替えたときや社員が辞めたときの手順も、あわせて決めておきます。