送った内容の控え、受け付けた日時、返事をいつまでにするか、急ぎの連絡先を書きます。届かない場合は迷惑メールのフォルダを見てもらうよう、フォームの近くに書いておくこともあります。受け付けたことが伝わらないと、同じ方が何度も送り直すことがあります。
休業のときは、自動返信の文にも返事を始める日を書き足します。お知らせのページと自動返信で日付が違うと、読む人はどちらを信じてよいか迷います。返事そのものは人が書いて送り、自動で送るのは受付の確認までにしておくと、間違った返事が届くのを防げます。
自動返信メールの差出人の名前と件名は、会社の名前と、何の受付かが分かるものにします。差出人が見慣れない名前だと、迷惑メールと間違えられて開かれないことがあります。