見積書や図面、授業の資料などを、社内の全員が同じ場所で扱えるようにします。Windows のサーバーを使うものや、共有フォルダ専用の機器（NAS）を使うものがあります。誰がどのフォルダを見られるかを、人ごとに分けて設定できます。
ファイルサーバーには、会社の資料がまとまっています。サーバー本体が壊れたときに備えて、バックアップを別の機器か別の場所に取ります。週に 1 回のバックアップなら、壊れたときに最大で 6 日分の書き換えが戻りません。取る間隔は、資料をどれだけ書き換えるかで決めます。
家や外出先から使いたいときは、ファイルサーバーをそのままインターネットに出さず、VPN などの安全な経路を通します。