会社名の「株式会社」の位置、全角と半角、旧字体などの揺れをそろえ、重なった記録をまとめ、退職や異動で古くなった情報を直します。メールを一斉に送る前や、ほかの仕組みに記録を移す前に行うと、あとの手間が減ります。
一度で終わる作業ではありません。月に 1 回など日を決め、管理する人を決めて続けます。決めていない分類の項目が増えていないか、AI が自動で付けた項目に人の確かめが済んでいないものはないか、も同じ日に見ます。
名刺のアプリなどから前の記録をまとめて取り込むときは、取り込む前に、重なりの見つけ方と消してよいデータの決まりを決めておきます。重なったまま取り込むと、分けるのに手間がかかります。