名刺を担当者ごとに登録したり、フォームから同じ人が何度も問い合わせたりすると、同じ人の記録が何件もできます。そのままにすると、同じ人に同じメールが 2 通届いたり、担当者どうしが同じ会社に別々に連絡したりします。
同じ人かどうかを見分ける鍵には、表記がそろいにくい名前より、メールアドレスや電話番号を使います。ある機械メーカーの名刺の記録では、メールアドレスを 1 番目、電話番号を 2 番目の鍵にし、どちらも違うのに同じ人に見えるときは人が見て決めることにしました。
まとめるときは、役職や連絡先は新しい方の記録を正にし、前の担当者や過去のやり取りは消さずに残します。決めたルールはコラムにまとめています。