お客様に見積書を渡す、取引先と同じ資料を直す、といった場面で使います。メールに添付しなくても、リンクを送れば相手が開けます。そのぶん、リンクが転送されると、思わぬ人に見られることがあります。
SharePoint などでは、社内だけ・招いた外の人だけ・リンクを知っていれば誰でも、のように、外部共有をどこまで許すかを会社として選べます。リンクに期限やパスワードを付けられるものもあります。社員がそれぞれ判断するのではなく、会社の決まりを先に決めます。
辞めた人が作ったリンクや、終わった取引のリンクが残っていないかも、時々確かめます。