Need to Know の原則は、情報を、その仕事に必要な人にだけ、必要な分だけ見せるという考え方です。米国の国立標準技術研究所（NIST）の用語集にも、政府の機密情報の扱いの言葉として載っています。情報を持つ側が、受け取る人の職務にその情報が要るかを判断すること、という説明です。知る人を絞っておくと、漏れたときに広がる範囲も、どこから漏れたかを調べる範囲も小さくなります。
似た言葉の最小権限は、見る・直す・消すといった操作の権限を、必要な分だけ渡す考え方です。Need to Know は、どの情報を誰が知るべきかという中身の線引きで、決めた線引きを共有のフォルダや仕組みの閲覧権限として設定します。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）も、個人データを扱う担当者と範囲を限るアクセス制御を、講じなければならない措置に挙げています。
AI に社内の資料を読ませるときは、AI も「必要な分だけ」の対象です。全社の共有フォルダを丸ごとつなぐと、AI は、頼んだ人が本来見られない資料まで読んで答えに使うことがあります。人事の評価や給与、取引先から預かった資料は、その作業に要らなければつなぎません。つなぐ場合も、頼んだ人の権限の範囲で読ませます。作業に要らない名前や数字は、渡す前に伏せる方法もあります（マスキング）。
当社のネットワーク見える化の情報セキュリティの体制づくりでは、使う AI と、AI に入れてよい情報も、社内のルールの中で決めます。