共有のフォルダや業務の仕組みで、社長・経理・現場・管理者などの役割ごとに、見られる範囲と直せる範囲を決める設定です。経理や原価のように一部の人だけが見ればよい情報は、見られる人を絞ります。
全員がすべてを見られる状態で始めると、あとから絞るのは手間がかかります。役割を先に決め、入社したときに付ける権限と、辞めたときに外す権限の手順もあわせて決めておきます。共有の道具のアカウントが特定の社員の個人のアカウントで作られていると、その人が辞めたときに会社で管理できなくなるので、会社のアカウントに移しておきます。
設定したあとは、年に 1 回など時期を決めて、今の役割と権限が合っているかを見直します。異動や役割の変更で、もう要らない権限が残っていることがあるからです。重要なデータは、誰がいつ見たかの記録を残しておくと、あとで確かめられます。
建設会社様で役割ごとの見られる範囲を決めた例はコラムにあります。