案件・顧客・工事の原価・入金のように、会社で扱うデータの種類ごとに、中身が正しいかに気を配る人を決めておきます。責任者は、入力の決まりをそろえ、古くなったデータの手入れの時期を決めます。休みや異動に備えて、代理の人も決めておくと安心です。
責任者が決まっていないデータは、誰も直しません。道具を入れ替えても、入れ方が人によって違う、古いデータが残る、という同じ困りごとが続きます。道具を選ぶ前に、データごとの入口・置き場所・出力先と並べて、責任者を書き出しておくと、道具の候補を同じものさしで比べられます。
責任者は、データを入れる人と同じでなくてかまいません。たとえば入金の記録なら、入れるのは経理の担当、中身に気を配るのも経理の担当、案件の情報なら、入れるのは各担当、中身に気を配るのは社長か仕組みの管理者、という分け方もあります。
建設会社様で、道具を選ぶ前にデータの表を作った例はコラムにあります。