日々の作業の記録や伝票では、そのたびに品番や取引先の名前を打つのではなく、あらかじめ用意した一覧から選んで入れるのが基本です。この基本の一覧をマスターデータ（マスター）と呼びます。品番の一覧、工程の一覧、取引先の一覧、担当者の一覧などがあります。
マスターが整っていないと、同じ品番や工程が人によって違う名前で入り、集計できなくなります。品番ごとに「どの工程を、どの順番で通るか」をマスターに入れておけば、1 つの工程が終わったときに次の工程を自動で出せます。逆に、マスターが無い品番では、経験のある方しか進み具合を読めません。
つまずきやすいのは、同じ取引先が「株式会社」の有無や略し方の違いで 2 件入っている状態です。集計すると取引先が 2 つに分かれ、売上も分かれて出ます。新しく足すときは、似た名前がすでに無いかを確かめる手順を決めておきます。
マスターは一度作って終わりではなく、品番や取引先が増えるたびに誰が足すかを決めておきます。工程の呼び名を分類にまとめてマスターにした手順はコラムにあります。