Gmail のように、ブラウザでサービスの画面を開いて使います。レンタルサーバーのメールにも、Web メールの画面が付いていることがよくあります。パソコンごとにメールソフトの設定をしなくてよいので、サーバーの引っ越しや、パソコンの入れ替えのときの手間が減ります。
気をつけるのは、受信箱を誰と共有するかです。1 つのアドレスを全員で使い、全員が同じ受信箱を開く形にすると、送ったメールも全員から見えます。「この書類は決まった人しか送らない」といった社内の決まりがあるなら、それと合う使い方を先に決めます。
ブラウザで開けるということは、パスワードが分かれば、どこからでも開けるということでもあります。二要素認証を組み合わせ、フィッシングメールでパスワードを入れさせられないよう、ブックマークから開く習慣を付けます。