社員ごとに違った生成AIの利用ルールを、業務別に整理

人材サービスの会社様（従業員 11〜50 名）の事例です。採用代行・人材紹介を行う事業者。候補者情報と顧客企業の秘密保持が重要。

導入前に困っていたこと

担当者は求人票の下書きにAIを使いたいが、履歴書や面談内容をどこまで入力してよいか、社内で答えが割れていた。

採用書類や顧客情報をAIへ入力してよいか判断が属人化。利用ツールも把握できない。

取り組んだ順番

• 最初に利用ツールとデータ種類を棚卸し。
• 責任者と禁止例・匿名化・申請ルールを決定。
• 最後に社員研修と理解度確認を行う。

利用実態・データ区分・許可ツールを棚卸し。入力禁止例・承認・事故時連絡を文書化し、研修で確認。

AI と人の役割

管理部がツールの申請を管理、部門長が業務上の例外を承認。個人情報の入力は社内規程と契約条件に照らして判断する。

運用で、つまずいたこと

「個人名を消せば必ず安全」と誤解されないよう、所属・経歴から個人を特定できる例も研修へ入れた。

変わったこと

• 利用申請済みAIツールの割合が 15% から 96% になった
• 機密入力の模擬演習正答率が 55% から 91% になった

担当の方の声

「使ってよいAIを禁止する話ではなく、どんな情報なら扱えるかを明確にできた」（管理部長と営業責任者）