片付けと買取の会社で、毎日 15〜20 分かかっていた集計を AI で 0 分にした

毎日 8 時、部門ごとの数字を集計した結果が社長のチャットに届きます。以前は社長が、この集計に毎日 15〜20 分かけていました。「毎日結構やっぱり嫌だった」そうです。お客様の家に伺って片付けと買取をする会社様の事例です。社長も当初は、サービス業なので「限定的ではあるイメージだった」そうで、事業が楽になる作業から始めました。

作業ごとに短くなった時間

どの数字も、打ち合わせで社長と担当の方に伺った目安です。計って比べたものではありません。打ち合わせを始めてから 4 か月ほどの時点の話です。

集計は売上、アポイントと成約の件数、ネットオークションの出品の数などです。報告の届く場所がばらばらで、作るのが難しかったそうです。書き方が決まりと違う報告は集計に入らないため、理由を添えて社長のチャットに知らせるようにしました。

転記は提携業者の案件をカレンダーからスプレッドシートへ写す作業で、今は確認だけです。月 8 時間は打ち合わせの場で 1 件 5 分 × 月 100 件として計算した値で、月 1 時間は社長の見込みです。記事は月 4 本を合わせた時間です。口コミの返信は修正がほぼ入らないときの時間で、量でも変わります。

ミスをなくす使い方に変わってきました

LINE で届くお客様の連絡は、確認が遅れて、お客様を逃すことがありました。今は LINE に連絡が来ると、社内で使っているチャットに知らせが届きます。知らせる時間帯も決められます。

社長は「ミスをなくすとかっていう発想に今切り替わってきた」と話されました。次に AI に渡す作業は、「やりたくないことから探してっても早いのかな」と考えているそうです。

作ったのは社長と担当の方です

当社が行ったのは、AI秘書作成研修と AI伴走支援です。指示と判断を記録に残す AI 秘書は、当社が設定してお渡ししました。パスワードなどは指示の記録に残さない設定です。その後の打ち合わせはオンラインで月 1 回ほどです。集計と転記は社長が、記事とサイトの保守は担当の方が、AI に指示して作りました。

社長は、最初は「ハードル高かった」と話されました。今は「雑に伝えるだけで」形になるといいます。打ち合わせは「次の打ち合わせまでに何か進んでないと、相手の時間無駄にしちゃう」という区切りになりました。ここまで進むとは、最初は思っていなかったそうです。

当社の AI伴走支援は、月 2 回の打ち合わせと当社による設定が標準です。この会社様は月 1 回ほどの打ち合わせで、作業はご自身で進められました。

自動にしていない作業と、まだ分からないこと

口コミの返信は AI が文を作りますが、問題ないと判断できるまで、自動の投稿は止めています。買取事例の記事は画像の用意があるので半自動です。案件をカレンダーに入れるのも、今は人がしています。Google 広告の効果は、始めたばかりでまだ分かりません。

LINE の見逃しがどれだけ減ったかは、まだ伺っていません。社員の報告の手間の変化と、集計に誤って入った報告の見つけ方も同じです。

担当の方は、サイトの保守と広告を AI に渡しました

時間は伺っていませんが、次の作業も AI が受け持っています。

• 管理している複数のサイトを毎日巡回し、表示の崩れを見つけて直す。バックアップも取る
• 問い合わせフォームが動くかを、毎月確かめる
• 解説の記事を、投稿まで自動で行う
• 広告を見せる相手の条件が千個近くあり、この前は「これだけ残して、あとチェック外しといて」と AI に頼んだ
• 広告のキーワードは AI が精査し、担当の方は判断だけをする

定型の作業が詰まっていた日に全部 AI に任せて、一瞬やることがなくなったことがあるそうです。「何しようってなったことはあります」と担当の方は話されました。

次は経理の二重入力を 1 回にする考えです

買取の査定も試しています。写真を撮ると、15 秒ほどで査定額が返ってきます。まだ試作で、出た額が合っているかは伺っていません。次は、自社の集計と会計ソフトに分けて入力している経理の作業を、1 回の入力で済ませる考えです。