社長の月曜会議の準備を、資料探しからAIで整理できるようにした

BtoB設備販売の会社様（従業員 11〜50 名）の事例です。工場向け設備販売・保守会社。営業、技術、管理の3部門を持つ。

導入前に困っていたこと

月曜朝の経営会議前、社長は前週の受注表、売上見込み、採用計画を探し回る。資料ごとに集計日が異なり、数字が食い違っていた。

売上・受注・採用の資料が部署ごとに分散。会議直前に社長が集計と確認をしている。

取り組んだ順番

• 1か月目は資料の所在と閲覧権限を整理。
• 2か月目は会議用AIの参照資料を統一。
• 3か月目は未決事項の担当割当と議事録確認まで運用。

経営者用AIの環境を整え、閲覧権限を分けた実績ファイルを接続。週次の変化と未決事項を要約し、数字の根拠は人が照合する。

AI と人の役割

経営企画が数字の締め日を保証し、AIは差分と論点を下書きする。数値の正しさと投資判断は役員が確認する。

運用で、つまずいたこと

受注と売上は計上時点が違うため、同じグラフに混ぜない定義表を作った。

変わったこと

• 週次会議の資料収集時間が 1 回あたり 160 分から 55 分になった
• 次回持越しの担当未決事項が 1 回あたり 6 件から 1 件になった

担当の方の声

「会議で初めて数字の意味を確認するのではなく、議論するところから始めたい」（代表取締役と経営企画担当）