問い合わせから見積・請求までの二重入力を整理した

法人向け研修会社の会社様（従業員 11〜50 名）の事例です。中小企業向けの社員研修・コンサルティング会社。営業3名と事務局4名。

導入前に困っていたこと

問い合わせメールを営業が転送し、事務局が名簿へ転記。見積は別Excel、請求は会計ソフトで再入力していた。

問い合わせはメール、商談は表計算、請求は別サービス。担当交代で履歴を追いにくい。

取り組んだ順番

• まず顧客・案件の必須項目を整理。
• 2週目に問い合わせを取り込み、3週目に見積と請求の試験運用。
• 4週目に担当が交代したときの引き継ぎを確認。

顧客・案件・見積・請求を一つの案件番号で管理。見積文面の下書きには契約済みのClaudeを任意接続し、金額は人が承認。

AI と人の役割

営業が提案条件を入力し、事務局が見積・請求データを確認する。Claudeの文章案は任意接続であり、金額の承認は人が行う。

運用で、つまずいたこと

同じ会社でも部門別に請求先が異なるので、会社・担当者・請求先を分けて管理する設計にした。

変わったこと

• 問合せから見積初稿までの経過日数が 1 件あたり 2.5 日から 0.8 日になった
• 顧客情報の二重入力時間が 1 件あたり 11 分から 2 分になった

担当の方の声

「どのメールから始まった案件か探す時間が減り、経理へ引き継ぎやすくなった」（営業責任者と事務局長）