展示会の名刺を放置せず、翌営業日までに初回連絡する運用を整備

精密加工の会社様（従業員 11〜50 名）の事例です。精密切削・板金加工会社。展示会に年3回出展し、営業担当は2名。

導入前に困っていたこと

展示会で集めた名刺は300枚近く。会場では関心製品を書き留めても、翌週は通常業務が優先され、名刺の仕分けすら終わらなかった。

展示会後の名刺が机に積まれ、2週間を過ぎてから担当者が連絡することもあった。

取り組んだ順番

• 展示会前に関心区分とメール文を承認。
• 会期中に名刺を日次で登録。
• 終了翌営業日から初回送信し、その後2週間の返信を営業へ渡す。

名刺を登録・重複排除し、製品関心別に分類。承認済み文面を営業担当名で配信し、開封・返信・商談を月次報告。

AI と人の役割

代行側が重複除去・送信とログ管理を担い、技術質問と見積相談は営業担当が返信する。配信停止は同日中に反映する。

運用で、つまずいたこと

名刺にメールアドレスがない場合と、連絡を望まない相手を除外する手順を追加した。

変わったこと

• 展示会名刺への初回連絡完了率が 22% から 94% になった
• 初回連絡までの経過日数が 1 件あたり 12 日から 1.5 日になった

担当の方の声

「名刺の山を見て手が止まることがなくなり、返事をくれた企業との会話に時間を使える」（営業責任者と展示会担当）