厚生労働省の案内では、2019 年 4 月から、会社は、法定の年次有給休暇の付与日数が 10 日以上の全ての労働者（管理監督者を含む）に、付与した日（基準日）から 1 年以内に 5 日を取得させる必要があります。本人の請求、計画年休、会社による時季指定のいずれかの方法で取らせます。人ごとに年次有給休暇の管理簿を作り、3 年間保存することも決まっています。
基準日は入社日によって人ごとに違うため、年度末にまとめて確かめるだけでは、ほかの月に期限が来る人を見落とします。人ごとの基準日からの残りの期間と取得の進み方を見て、5 日に届かない見込みの人を早めに知らせると、取得の時期を相談する時間が残ります。
年度の途中で入社した人や、付与の日を会社でそろえている場合は、基準日の扱いが変わることがあります。自社の基準日の決め方を、勤怠の仕組みに登録する前に確かめておきます。当てはめ方に迷うときは、社会保険労務士の方に確かめます。
当社の経営ダッシュボードの人事労務での知らせの条件は、コラムで紹介しています。