出勤・退勤・休憩の打刻を記録し、日ごとと月ごとの労働時間、残業、休暇の取得を集計します。集計した数字は給与の計算に使うほか、残業の上限や有給の取得の義務を守れているかを確かめる元になります。
紙のタイムカードや個人の Excel で管理していると、月末にまとめて集計するまで、残業が積み上がっていることに気づけません。打刻を毎日集計し、上限に近い人を月の途中で知らせる形にすると、手を打てる時間が残ります。打刻を直したときに元の記録を残すことも、数字を信じてもらうために欠かせません。
項目を決めるときは、何を数えたいかから考えます。残業の上限を確かめたいなら、日ごとの労働時間と休日の労働を分けて記録します。有給の年 5 日を確かめたいなら、社員ごとの基準日と付与日数を登録しておきます。
当社の経営ダッシュボードの人事労務での設計は、残業の上限と有給の年 5 日の記事で紹介しています。