業務の記録を直すとき、元の値を上書きしてしまうと、前に何が入っていたか、誰が直したかが分からなくなります。変更履歴は、直すたびに「誰が・いつ・何を・どの値からどの値に」を 1 行ずつ足していく記録です。
あとで確かめられる記録にするには、履歴は足すことしかできないようにし、書き換えや削除をさせません。操作した時刻は、入力した人の端末ではなくサーバーの側で付けます。そのうえで、記録を直せる人と直せる項目を決めておきます。使った実績のように、あとから直すと計算が変わってしまう記録は、直せないようにすることもあります。
変更履歴があれば、数字が合わないと言われたときに、いつから合わなくなったかを遡って調べられます。画面に「最終更新者」と「最終更新日」だけを出す仕組みもありますが、それだけでは前に入っていた値は分かりません。
在庫アプリで決めた直し方はコラムにあります。