入荷したとき、使ったとき、出荷したときに記録を付け、今ある数と置き場所を分かるようにします。数が合わなくなると、足りないものを慌てて手配したり、あるはずのものを探し回ったり、使えない古い在庫を抱えたりします。
記録の付け方で数が合わなくなりやすいのは、途中まで使ったものを戻すときです。元の記録の数を残りの数で上書きすると、入ってきた数と使った数を、あとで突き合わせられなくなります。戻すときは新しい記録を足し、元の記録はそのままにしておきます。現場の何人かが同時に同じ在庫を操作したときの扱いも、先に決めます。
帳簿の数が実物と合っているかは、実物を数えて帳簿と比べる棚卸しで確かめます。合わなかったときに、どの記録で食い違いが生まれたかを追えるよう、入庫と出庫の記録は上書きせずに残しておきます。
鋼材の在庫アプリの要件を読んで確かめたことはコラムにまとめました。