「材料手配待ち」「作業中」「検品待ち」のように、1 つの案件や作業が今どの段階にあるかを、あらかじめ決めた状態の名前で記録します。状態がいつも 1 つに決まっていれば、一覧を状態で絞り込むだけで、どこで仕事が止まっているかが分かります。
決めるときは、状態の名前のほかに、どの状態からどの状態へ移れるかを表にしておきます。表に無い移り方、たとえば使い切った材料をもう一度「使用中」にする操作をシステムが受け付けないようにすると、数字の食い違いを防げます。誰がその移り変わりを起こせるかも、状態ごとに決めます。
状態の名前は、現場の言葉で付けます。「処理中」のような広い名前より、「材料手配待ち」「金型待ち」のように何を待っているかが分かる名前の方が、一覧を見た人が次に何をすればよいかを判断できます。待ちの状態ごとに件数を数えるだけでも、どこで仕事が滞っているかが分かります。
当社の経営ダッシュボードでは、案件の段階を選択肢から選んで入力する形にしています。在庫のアプリで状態の表を作った例はコラムにあります。