営業なら訪問先と商談の進み具合、製造なら作業した工程と数量、事務なら処理した件数など、その日の仕事を記録します。社長や上司にとっては現場の様子を知る手がかりで、会社にとっては、あとで数字を集める元になる記録です。
日報が集まらない理由の一つは、書く手間です。欄がたくさん並んだ用紙や画面を毎日埋めるのは負担で、提出が遅れたり、中身が薄くなったりします。項目を最初は 5 つ以内に絞る、選択肢から選べる項目を増やす、集計は人がせずに自動で出す、といった工夫で書く手間を減らします。
日報を数字に使うなら、書き方をそろえます。訪問件数や作業した工程のように数えたい項目は、自由に書く欄ではなく、選択肢や数字の欄にします。自由に書く欄は、困ったことや気づいたことのように、数えないけれど読みたい内容のために残します。
当社の経営ダッシュボードでは、日報をスマートフォンのチャットで質問に答えて入力する形にしました。その理由はコラムに書いています。