承認する人が出張・休み・会議などで不在のとき、申請が止まらないように、代わりに承認する人をあらかじめ決めておきます。業務のアプリでは、不在の期間を設定すると、その間の申請が代理の人に自動で回る機能を持つものもあります。
代理を決めていないと、承認する人が戻るまで申請が止まり、残業や経費が確定しません。代理の人には、どこまで承認してよいか（金額の上限など）もあわせて伝えておきます。代理で承認した記録は、あとで本来の承認する人が見られるようにしておきます。
代理の人が承認したことは、本人が戻ったときに分かるよう、承認の記録に残します。代理の人が判断に迷う申請は、本人の戻りを待ってよいのか、期限があるのかも、あらかじめ決めておくと安心です。
不在の予定が分かっているときは、事前に代理の期間を設定しておきます。急な休みに備えて、承認する人がいないときは自動で代理に回る形にしておくと、手で回し直す手間もかかりません。
残業の申請で代理の承認者を決めた例はコラムにあります。