残業の申請と承認を、スマートフォンで回すときに決めた流れ

残業の申請は、打刻と同じアプリの中で出せる形にすると、現場の方の手間が増えません。2026 年 3 月 25 日、プレス加工の会社様のために、残業を 30 分刻みで申請・承認・集計する流れを設計しました。

このお客様は、社内の業務アプリを入れ、朝礼や作業の報告などを順にアプリへ移している最中でした。残業の申請も、その計画に入っていました。この記事では、比べた 3 つの方式と、承認の流れの決め方を紹介します。

申請する人・承認する人・見る人を、先に分けました

申請する人の多くは、パソコンを使わない現場の方です。設計の条件として、スマートフォンで、入れる項目をできるだけ少なくすることを置きました。

打刻と同じアプリで申請し、月次の集計だけを別にする方式を選びました

方式は次の 3 つを比べました。

選んだのは、勤怠のアプリで打刻と申請をし、月に 1 回だけ勤怠の報告を集計の表に取り込む形です。打刻と残業が自動でつながるので、現場の方が足して入れるものが最も少なくなります。申請のアプリだけの方式は、作るのは簡単ですが、打刻とつながらず、残業の時間を手で選ぶことになります。

現場の方が入れるのは、種別・日付・時刻・理由の 4 つだけにしました

申請の項目は、申請者・種別・残業の日・始めの時刻・終わりの時刻・残業の時間・理由です。このうち申請者は自動で入り、残業の時間は始めと終わりの時刻から計算されます。現場の方が入れるのは、次の 4 つです。

1. 種別（営業日の残業・休日の残業・祝日の残業）
2. 残業の日
3. 始めと終わりの時刻
4. 理由

理由は、自由に書ける欄ですが、書きやすいように例を説明に載せました。納期の対応、受注が増えた対応、設備の手入れ、段取り替え、品質の検査、その他です。例があると、理由の書き方がそろい、月末に理由ごとに数えやすくなります。

承認は 1 段にし、期限と代理の人を決めました

承認の決まりは次のとおりです。

段数を 1 段にしたのは、承認が何段も重なると、残業が確定するまでの時間が延びるからです。代理の承認者を決めたのも同じ理由です。承認する人が出張や休みのあいだ、申請が止まらないようにします。承認する人が不在のときに代わりに承認する人を、代理承認者と呼びます。

残業が一定の時間に近づいたときの知らせも決めました。月の残業が 40 時間を超えたら管理者に、45 時間に届いたら管理者と経営者に知らせます。

申請は残業の前が原則で、事後の申請には期限を付けました

事後の申請を一切認めないと、現場では申請そのものが出されにくくなります。認めるかわりに期限を付け、期限を過ぎたら人と話す形にしました。

月の初めに前の月の分をまとめ、経営の会議で見ます

月次の集計は、管理者が毎月 1〜3 日に前の月の勤怠の報告を書き出し、集計の表に取り込みます。社長は、毎月の経営の会議でその表を見ます。月に 1 回、45 時間を超えた人がいないかも確かめます。月の記録を確定させる作業の考え方は、用語集の月次締めにまとめています。

申請と承認の流れを、言葉と表で決めておくと、紙からアプリに移すときに迷いません。申請と承認の段数や期限を決めたものを、承認フローと呼びます。勤怠の数字全体の考え方は、用語集の勤怠管理にまとめています。

申請と承認の流れを決める前に確かめること

当社のAI伴走支援では、社内の申請や承認のような業務の流れを伺い、使っている道具の中でどう回すかを一緒に決めます。