請求の漏れと入金の遅れを、受注ごとの 4 つの状態で見つける

受注した仕事ごとに、作業中・未請求・請求済・入金済の 4 つの状態を持たせると、請求の漏れと入金の遅れが月末を待たずに見つかります。請求の漏れは「未請求」の件数で、入金の遅れは「請求済のまま 30 日」で分かります。

2026 年 3 月、経営ダッシュボードの前身の設計で、この形に決めました。この記事では、4 つの状態の分け方、案件と受注のつなぎ方、遅れの判定、入金と支払いの予定の並べ方を紹介します。

解決したかったのは、請求と入金の管理が分かれていることでした

設計のときに挙げた中小企業の課題のうち、お金にかかわるものは 2 つです。

• 請求と入金の管理が分かれていて、資金繰りをつかめない
• 月次の集計を待たないと数字が分からず、経営の判断が遅れる

請求書は請求書のソフト、入金は通帳、案件は営業の Excel、と分かれている会社があります。この形では、終わった仕事を全部請求したか、請求したお金が全部入ったかを確かめるのに、3 つを突き合わせるしかありません。突き合わせるのが月に 1 回なら、漏れや遅れに気づくのも月に 1 回です。

受注ごとに、作業中・未請求・請求済・入金済の 4 つの状態を持たせました

4 つのうち、いちばん大事なのは「未請求」です。仕事が終わってから請求書を出すまでのあいだを、状態として分けて持ちます。この状態が無いと、作業中と請求済のあいだに落ちた仕事が見えません。請求の出し忘れは、ここに落ちた仕事から起きます。

受注の記録には、次のことを持たせました。

状態の言葉を決めておくことの考え方は、用語集の請求ステータスにもまとめています。

案件を「受注」に変えたら、受注の記録が自動でできる形にしました

営業の案件は、ヒアリング・提案中・商談中・受注・失注の段階で動きます。案件の状態を「受注」に変えたら、受注の記録を仕組みが自動で作り、請求と入金の追いかけはそちらに引き継ぎます。

営業の担当が、受注したあとに別の画面へ入れ直す形にすると、入れ忘れが起きます。入れ忘れた受注は、請求の一覧にそもそも載りません。案件と受注を 1 つの流れでつなげば、受注した仕事は必ず請求の一覧に現れます。

請求したまま 30 日入金が無いものを、遅れとして赤で示します

請求済のまま 30 日を過ぎて入金を確かめられないものは、遅れとして自動で拾い、赤で示します。ダッシュボードには、請求の状態ごとの件数の分布と、回収できていないもののアラートを並べます。通知の一覧にも、入金の遅れを入れます。

30 日は初めの値です。取引先との支払いの条件はさまざまで、請求から 30 日で遅れとは言えない取引もあります。会社ごとに、ふだんの支払いの条件に合わせて変えられるようにしました。入金されていない売上の考え方は、用語集の売掛金と入金遅延にまとめています。

入金の予定と支払いの予定を、同じ一覧に並べました

請求と入金の状態に加えて、これから先の入金と支払いの予定も記録します。種別（入金か支払いか）・担当・対象の受注・相手先・予定日・金額・状態を持たせ、一定の期間先までの予定を一覧で見られるようにしました。経理の画面と、事務所の大きな画面にも出します。

入金の予定だけを見ていると、支払いの日に手元のお金が足りるかは分かりません。入ってくるお金と出ていくお金を同じ一覧に並べて、はじめて先の見通しが立ちます。この表の考え方は、用語集の資金繰り表にまとめています。

請求と入金の状態を決める前に確かめること

月末にまとめて請求と入金を突き合わせる運用は、漏れに気づくのが月に 1 回になります。状態を受注ごとに持たせれば、確かめる作業そのものが毎日の画面に移ります。当社の経営ダッシュボードでは、経理の数字を 1 画面に集める商品を用意しています。