受け取った資料と作った資料を、案件ごとのフォルダで分ける決まり

案件ごとのフォルダは、概要・作った資料・受け取った資料・調べたもの・画像の置き場所に分けます。受け取った資料は、相手の付けた名前のまま置きます。2026 年 3 月 26 日、当社の資料の置き場所を、社内の決まりと照らして点検しました。決まりを守れていない所が多く、この形にそろえ直すことにしました。

この記事では、点検で分かったことと、案件ごとのフォルダの分け方、ファイル名の付け方を紹介します。

点検したら、受け取った資料の置き場所を決めていた案件は 1 つだけでした

点検では、資料の置き場所にかかわる決まりを、項目ごとに守れているかを確かめました。ファイルとフォルダにかかわる結果は次のとおりです。

受け取った資料の置き場所を決めていたのは、1 つの案件だけでした。ほかの案件では、お客様から受け取った資料と、当社が作った資料が同じフォルダに並んでいました。どれが受け取ったもので、どれが当社のものかは、開いてみないと分かりません。

ほかにも、次のことが見つかりました。

• 案件のフォルダの直下に、Excel やメモのファイルがそのまま置かれていた
• 受け取ったときのフォルダの形が、そのまま案件のフォルダの中に混ざっていた
• 同じ案件の中で、ファイル名の書き方（区切りの記号など）がそろっていなかった
• Excel を開いたときにできる一時的なファイルが、残ったままになっていた

案件のフォルダは、同じ 5 つの置き場所に分けることにしました

5 つのうち、概要と受け取った資料の 2 つは、どの案件でも必ず作ります。調べたものと画像などは、要るときだけです。フォルダの名前は全部の案件で同じにし、どの案件を開いても同じ場所に同じ種類の資料があるようにしました。こうした置き場所の決まりを、用語集ではフォルダ構成の決まりと呼んでいます。

案件のフォルダの直下には、概要のファイルのほかは置きません。直下に置いたファイルは、どの種類の資料かが名前でしか分からないからです。

受け取った資料は、相手の付けた名前のまま置きます

受け取った資料だけは、ファイル名を社内の決まりにそろえません。受け取ったときのフォルダの形も、受け取った資料の置き場所の中でなら、そのまま残してよいことにしました。

名前を変えない理由は、相手の付けた名前に、相手の会社の管理の番号や版の情報が入っていることがあるからです。名前を変えてしまうと、相手から「○○の件の資料」と言われたときに、どのファイルのことか分からなくなります。受け取った資料の扱いは、用語集の受領資料にまとめました。

作った資料の名前は、年月日 8 桁を頭に付けます

当社が作る資料は、「20260326_内容」のように、年月日の 8 桁を頭に付けます。

名前の付け方の決まりは、守る人が 1 人でも欠けるとすぐに崩れます。当社でも、決まりは文書になっていましたが、資料を保存するときに見返す手順がありませんでした。点検の報告でも、保存するときに名前を確かめる一覧を作ることを、同じことを繰り返さないための手立てに挙げています。ファイル名の決まりは、用語集のファイル名の付け方にまとめました。

共有フォルダを整える前に確かめること

資料の置き場所がそろっていると、担当が替わっても、案件の経緯を追えます。手順を書き出して特定の人に頼らない形にする考え方は、用語集のマニュアル化にまとめています。当社のAI伴走支援では、社内の資料を AI に読ませる前に、置き場所と名前の決まりを一緒に整えるところから始めることもあります。