ファイル名の頭に年月日を付ける、内容を短い言葉で書く、区切りの記号を 1 つにそろえる、といった決まりです。年月日を「20260326」のように 8 桁で頭に付けると、並べ替えたときに日付の順に並びます。
決まりは、守る人が 1 人でも欠けるとすぐに崩れます。保存するときに名前を確かめる一覧を用意する、ひな形のファイルを写して使う、といった手順で支えます。お客様から受け取った資料は、相手の付けた名前のまま置く、という例外も決めておきます。
版の書き方も決めておきます。「最新」「最終」「最終2」のような名前は、どれが本当の最新か分からなくなります。最新版は版の印を付けずに置き、古い版は別の場所に移すか、日付で区別すると、迷いにくくなります。
日本語の名前を使うか、英数字だけにするかも決めておきます。共有の道具によっては、日本語の名前や記号で不具合が出ることがあります。決めたら、例を 2〜3 個書き添えておくと、迷う人が減ります。
当社の決まりはコラムにあります。