共有のフォルダで、案件ごとのフォルダの中を、概要・作った資料・受け取った資料・調べたもの・画像のように決まった置き場所に分けておく決まりです。どの案件を開いても同じ場所に同じ種類の資料があれば、担当が替わっても探せます。
決まりを作っても、新しい案件を始めるたびに人が手で作ると、少しずつ形が崩れます。同じ形のフォルダを最初にまとめて作る手順にしておくと、崩れにくくなります。案件のフォルダの直下には、ばらばらのファイルを置かないことも決めておきます。
置き場所の名前は、全部の案件で同じにします。案件ごとに「資料」「書類」「docs」と呼び方が変わると、探す人は毎回中身を開いて確かめることになります。フォルダの決まりを書いた 1 枚を、共有の場所の最初に置いておきます。
受け取った資料と、作った資料を分けるのも、フォルダの決まりの大事な点です。混ざっていると、どれが相手から来たもので、どれが当社で作ったものかを、開いて確かめるしかなくなります。
当社の点検で決めた形はコラムにあります。