お客様や取引先から受け取った図面・見積書・データなどの資料です。社内で作った資料とは別の置き場所に、受け取ったときのファイル名とフォルダの形のまま保管します。
受け取った資料の名前には、相手の会社の管理の番号や版の情報が入っていることがあります。社内の決まりに合わせて名前を変えると、相手と話すときにどの資料のことか分からなくなります。受け取った日付が分かるようにしておくと、同じ資料の新しい版が届いたときにも見分けられます。
受け取った資料を社内で加工するときは、元のファイルは残したまま、写しを作って加工します。元のファイルを書き換えると、相手が何を送ってきたかが分からなくなります。加工した写しは、作った資料の置き場所に置きます。
受け取った資料の置き場所は、案件ごとのフォルダの中に 1 つだけ作ります。メールの添付のまま残しておくと、担当以外の人は見つけられません。受け取ったら、その日のうちに置き場所に移す決まりにしておきます。
受け取った資料の置き方はコラムにまとめています。