手順書・仕様書・規程・料金表などの文書について、どれが最新の版か、誰がいつ何を直したか、どこに置くかを管理します。品質の仕組みの規格（ISO 9001 など）でも、文書化した情報の管理として求められる考え方です。
よくある失敗は、1 か所の値を直したのに、同じ値を書いたほかの文書が古いまま残ることです。値を変えたら、変える前の値の言葉で全部の文書を検索し、1 件ずつ確かめます。古い版を残すなら、ファイルの最初に最新版の場所を書いておきます。過去の議事録のように、その時点の記録として直さない文書も決めておきます。
文書ごとに、誰が直してよいかを決めておくことも文書管理の一部です。直してよい人が決まっていないと、同じ文書が何人かの手で別々に直され、版が分かれます。直したら、日付と理由を一言残しておきます。
改訂の記録は、文書の最後にまとめて書く形でもかまいません。
古い値を探して直した点検はコラムにあります。