価格や仕様を変えたら、全部の資料から古い値を探して直す

価格や名前を変えたら、変えた資料だけでなく、全部の資料から古い値を検索で探します。1 か所を直しただけでは、ほかの資料に古い値が残り、お客様に違う数字を伝えることになります。

2026 年 3 月 15 日、経営ダッシュボードの前身の仕様を決め直したあとで、関係する資料を点検しました。9 つのフォルダ・約 50 のファイルを調べると、直すべき食い違いが 12 件ありました。この記事では、点検の手順と、見つかった食い違い、わざと直さなかった言葉を紹介します。

決め直した値を 1 枚の表にし、それを基準に点検しました

点検の最初に、決め直した値を 1 枚の表にしました。価格、契約の単位、画面の分類の名前、製品の名前、使う制度の名前などです。この表が、正しい値の基準になります。

基準の表が無いまま点検すると、資料どうしの食い違いを見つけても、どちらが正しいかで迷います。正しい値を決める 1 か所を、用語集では正本と呼んでいます。

古い値の言葉で全文を検索し、見つかったものを 1 件ずつ目で確かめました

検索だけでは足りません。同じ数字でも、古い価格のこともあれば、別の意味の金額のこともあります。検索で見つけたものは、1 件ずつ開いて、前後の文を読んでから直すかを決めました。

点検の範囲からは、議事録と参考資料を外しました。議事録は、その日に何を話したかの記録です。あとから値を書き換えると、当時なぜそう決めたかが追えなくなります。外から取り寄せた参考資料も、こちらで書き換えるものではありません。

見つかった食い違いは、お客様に出る資料から直しました

重大とした 5 件には、たとえば次のものがありました。

• 営業の資料にある、お客様からの反論への答え方の例に、古い価格が残っていた。このまま使うと、営業の担当が今の価格と違う金額を口にすることになる
• よくある質問の答えで、制度の上限の金額と、対象になる費用の金額を取り違えていた
• 正式な仕様書に、使う制度の古い名前と、使う道具の古い契約の名前が残っていた。仕様書はほかの資料の元になるので、影響が大きい

直す順番は、お客様に出る資料と、ほかの資料の元になる仕様書を先にしました。社内の分析の資料は、その次です。

古い版のファイルには、最新版の場所を書いておきます

中の 7 件の中には、古い版のファイルの中身が古い価格のままだった、というものがありました。最新版はすでに直してありましたが、古い版のファイルも同じ場所に残っていたので、誤って開くおそれがあります。

古い版を消さずに残すなら、ファイルの最初に「この版は古い。最新版は〇〇」と書いておく直し方があります。点検の報告でも、この書き添えを直し方の 1 つに挙げています。資料の版を管理して、いつも最新版を使えるようにすることを、文書管理と呼びます。誰がいつ何を直したかを残す考え方は、変更履歴にまとめました。

古い名前を、わざと残したところもあります

すべての古い値を直すわけではありません。検索広告の言葉に使っていた古い制度の名前は、残してよいと判断しました。お客様が、まだ古い名前で検索することを見込んで使っているからです。

直すか残すかは、その言葉を誰が、何のために読むかで決めます。お客様が正しい内容を知るための資料なら直します。お客様が探すときの入口の言葉なら、残すことがあります。

値を変えたときに確かめること

値を変えるのは一瞬ですが、その値が書かれた資料は社内のあちこちにあります。変えた日のうちに検索で探す手順を決めておくと、古い値がお客様に届く前に止められます。当社のAI伴走支援では、資料の点検のような作業を AI に任せるときも、検索で見つけたものを人が確かめる手順と一緒に設定します。数字や事実を確かめる考え方は、用語集のファクトチェックにもまとめています。