47 件の案件を 1 枚の一覧にしたら、15 件の状態が分からなかった

案件を 1 枚の一覧にすると、最初に見つかるのは「状態が分からない案件」です。当社は 2026 年 4 月 20 日に、社内と社外の案件 47 件を並べました。そのうち 15 件は今どうなっているかを書けず、「休眠または要確認」としました。

この記事では、当社の案件の一覧の作り方と、作ってみて分かったことを紹介します。状態の分け方、次にすることの優先度の付け方、同じ番号が 4 つの案件に付いていた失敗です。

情報が 5 か所に分かれていて、案件の全体を見るには全部を開く必要がありました

一覧を作る前、案件の情報は 5 か所に分かれていました。メール、社内外のチャット、カレンダー、資料を置く共有の場所、そして私が直接受ける電話です。1 つの案件が今どうなっているかを知るには、この 5 か所を順に開くしかありませんでした。

その結果、返信の漏れや期限の漏れが出ていました。電話で受けた依頼は、どこにも書かれないまま私の頭の中に残ることもありました。案件の状態を、5 か所とは別の 1 枚に書き出すことにしたのは、このためです。

1 案件 1 行にし、状態・最終更新日・担当だけを書きました

一覧の列は次のとおりです。

案件の詳しい経緯や資料は、案件ごとのフォルダに置きます。一覧には書きません。一覧に書きすぎると、更新する手間が増え、すぐに古くなるからです。一覧は、全体を見渡して「どの案件のフォルダを開くか」を決めるためのものにしました。こうした一覧を案件台帳とも呼びます。

並べてみると、47 件のうち 15 件は状態を書けませんでした

状態を書けなかった 15 件は、しばらく記録が動いていない案件です。止まっているのか、終わったのか、こちらの連絡を待っていただいているのかが、記録からは分かりませんでした。

ここで大事にしたのは、分からない案件を「進行中」のままにしないことです。状態の言葉の決め方は、用語集のステータス管理にまとめています。一覧の決まりに「不明な項目は要確認と書き、放置しない」と入れました。「要確認」と書いておけば、次の見直しでその案件を確かめる人が決まります。進行中と書いてしまうと、誰も確かめません。

次にすることは別の表にし、優先度と期限を付けました

案件の一覧とは別に、「次にすること」の表を作りました。案件ごとに、いちばん大事な行動を 1 行だけ載せます。細かい作業は、案件のフォルダの中で管理します。

担当が決まっていない行には「要アサイン」と書きます。終わった行は表から消し、消したことは変更の履歴に残します。表に終わった行が残っていると、まだやることがあるように見えるからです。優先度の付け方は、用語集の優先度にもまとめました。

一覧を作った日の P0 には、「各案件の見積もりの金額と入金の状況を埋める」も入りました。一覧を作ると、空いている欄が、そのまま次にすることになります。

同じ番号が 4 つの案件に付いていたので、付け直しの方針を決めることにしました

一覧を作って見つかった失敗がもう 1 つあります。社内の案件のうち 4 つに、同じ番号が付いていました。一覧に並べるまで、誰も気づいていませんでした。

番号が重なると、「その番号の案件」と言っても 1 つに決まりません。メールや資料に番号を書いても、どの案件のことか分からなくなります。一覧を作った日の P0 に、4 つの番号の付け直しの方針を決めることを入れました。番号は、1 つの案件に 1 つだけ付き、ほかと重ならないことが前提です。

一覧の見直しは毎週月曜にし、連絡を受けたらすぐ直す決まりにしました

一覧は毎週月曜に全体を見直します。それとは別に、指示や連絡を受けたときに、その案件の行をすぐ直す決まりにしました。週に 1 回まとめて直すだけでは、月曜までの間に一覧が古くなるからです。

案件の一覧は、案件の進み具合を見える形にする最初の 1 枚です。当社の経営ダッシュボードの進行管理は、案件と作業の進み具合を 1 画面に並べる形です。数字は、現場の方のスマートフォンの入力から集めます。一覧の更新を AI に任せるところから始める進め方は、AI伴走支援のページにあります。