受託の仕事や社内の取り組みなど、会社が抱えている案件を 1 件 1 行で並べた表です。案件名・状態・担当・最終更新日などを書き、全体を見渡して、どの案件を次に確かめるかを決めるのに使います。
詳しい経緯や資料まで台帳に書くと、更新が追いつかずすぐに古くなります。台帳は 1 行の要約にとどめ、詳しいことは案件ごとのフォルダに置くと続けやすくなります。状態の言葉を 5 つ前後に決め、分からない案件は「要確認」と書いておくことも大切です。
案件の番号は、1 つの案件に 1 つだけ付け、ほかの案件と重ならないようにします。番号が重なると、メールや資料に番号を書いても、どの案件のことか分からなくなります。番号を付けるときに、台帳で重なりを確かめる手順を決めておきます。
当社が社内と社外の案件 47 件を 1 枚の台帳にした記録はコラムにあります。