やることの一覧に、急ぐ度合いの印を付けて順番を決めます。当社では、P0 はすぐに対応、P1 は今週中、P2 は今月中、P3 は中長期の 4 段に分け、それぞれに期限の日付を書いています。
優先度だけを付けて期限を書かないと、P1 のまま何週間も残ることがあります。段と一緒に期限の日付を書き、担当が決まっていない行には「要アサイン」と書いておくと、止まっている行が見つけやすくなります。終わった行を一覧から消すことも、残っている仕事を正しく見せるために要ります。
段の数を増やしすぎると、どの段にするかで迷い、付けるのに時間がかかります。4 段ほどにとどめ、段ごとの意味を「今週中」のように期限の言葉で決めておくと、人によって付け方がぶれません。週に 1 回、段と期限を見直します。
当社の案件一覧での使い方はコラムで紹介しています。