活動記録・作業記録・日報の 3 つの入力を、1 つの「記録」にまとめた理由

1 日の仕事を、活動記録・作業記録・日報の 3 つの画面に入れてもらうと、同じことを何度も書くことになります。2026 年 3 月 31 日、経営ダッシュボードの前身の設計で、この 3 つを 1 つの「記録」にまとめました。要件の数は 97 件から 59 件に、入力の画面は 3 つから 1 つに減っています。

この記事では、まとめる前の設計で何が重なっていたか、まとめた「記録」の項目、日報を書かなくても上司が様子を分かる仕組みを紹介します。

3 月 29 日の設計では、営業の活動・作業の記録・日報が別々の入力でした

2 日前の 3 月 29 日にまとめた要件では、毎日の入力が 3 つに分かれていました。

並べると、重なりが見えます。日報の「本日の業務の内容」は、営業の活動と作業の記録に書いたことの言い直しです。その日の調子（コンディション）は、作業の記録と日報で 2 回聞いています。営業の人は活動を入れたあとに日報を書き、現場の人は作業を入れたあとに日報を書くことになります。

入力が 3 か所にあると、どれか 1 つを忘れる日が出ます。忘れた入力があると、集計の数字が合いません。

3 つを 1 つの「記録」にし、入れなくてもよい項目を増やしました

「記録」の項目は次の 7 つです。

必ず入れるのは、日時・種別・内容の 3 つだけです。社内の打ち合わせのように、顧客や案件に結び付かない仕事もあります。全部の欄を必ず入れる形にすると、入れにくい仕事が記録されなくなります。

種別を選べば、営業の活動の数と作業の時間に自動で分かれます

まとめたあとも、営業の活動の数と作業の時間は別々に数えます。分けるのは入力する人ではなく、仕組みの側です。

• 種別が電話・訪問・会議・メールの記録は、営業の活動として数える
• 種別が作業の記録は、作業の時間として数える

種別を選択肢にしたのは、ここで数えるためです。自由に書く欄から「訪問」を数えようとすると、「訪問」「客先」「打ち合わせ（先方）」と書き方が分かれ、数が合いません。目標の手前で毎日追う数字（KPI）は、選択肢から数えられる形にしておきます。

作業の時間は、タイマーで計ることもできます。作業を始めるときに押し、終えたら止めると、計った時間がそのまま記録に入ります。作業の時間を記録することを、用語集では作業時間の記録と呼んでいます。

日報は、その日の記録の一覧で代わりにし、記録が無い日を知らせます

まとめた設計では、日報という入力そのものを無くしました。その日に入れた記録を時刻の順に並べると、それが日報になります。上司は、その一覧を見れば、誰がいつ何をしたかが分かります。

日報を出したかどうかを確かめる代わりに、記録が 1 件も無い日を、仕組みが自動で見つけて知らせます。日報の「未提出」を追いかけるより、記録が無い日を知らせる方が、入れる人の手間は少なくなります。

その日の調子（5 段階）は、その日の最後に記録を入れたときに 1 回だけ聞きます。日報で毎日の様子を書いてもらう代わりの、軽い問いかけです。日報の一般的な役割は、用語集の日報にまとめています。

要件は 97 件から 59 件に減り、外したものも決めました

要件の数が減った主な理由は、3 つの入力をまとめたことです。それぞれに付いていた登録・一覧・集計の機能が、1 つで済むようになりました。あわせて、次の 2 つは最初の範囲から外し、将来の検討に回しました。

• 案件ごとの工程を横の帯で見せる表示
• 入力を 2 段に分けて、少しずつ入れてもらう形

どちらも、あれば便利な機能です。ただ、毎日の入力が続くかどうかの方が先です。最初の範囲を小さくし、入力が根づいてから足す順番にしました。営業の活動の記録の一般的な意味は、用語集の営業活動の記録にまとめています。

毎日の入力を設計するときに確かめること

入力の項目を減らすと、集計で困るのではと心配されることがあります。数えたいものを選択肢にしておけば、入力が少なくても集計はできます。当社の経営ダッシュボードは、この考え方を引き継ぎ、現場の方の入力を 1 回 3 分以内で終わる項目に絞っています。