仕事ごと・案件ごとに、かかった時間を記録します。始めた時刻と終えた時刻を入れる形、時間を直接入れる形、作業を始めるときと終えるときにタイマーを押す形などがあります。記録した時間は、案件ごとの工数や、担当ごとの稼働の確かめに使います。
時間を毎日まとめて思い出して書くと、記憶に頼るので正確になりません。仕事の区切りごとに記録するか、タイマーで計る形にすると、手間をかけずに近い値が残ります。何分刻みで記録するかを決めておくことも、人によって数字の粒がばらばらにならないために要ります。
集計に使うなら、記録した時間をどの案件に付けるかを必ず選ぶ形にします。案件の付いていない時間が多いと、案件ごとの工数が実際より少なく見えます。会議や移動のように、どの案件にも付けにくい時間をどう扱うかも、先に決めておきます。