価格・仕様・顧客の情報などが、資料や仕組みのあちこちに書かれているとき、どれを正しい値とするかを決めた 1 か所のことです。ほかの場所の値が食い違っていたら、正本に合わせて直します。
正本を決めていないと、食い違いを見つけても、どちらが正しいかで迷います。会計の数字なら会計ソフト、価格なら料金表、のように情報の種類ごとに正本を決め、ほかの場所は正本から写すか、正本を参照する形にします。正本を直したら、写した先も直す手順を決めておきます。
正本は、置き場所が分かることが大事です。正本がどこにあるかを知らない人は、手元の写しを正しいと思って使います。社内の資料の最初に、正本の場所を書いておくと、写しが古くなったときに確かめられます。
正本を決めたら、写しには「写し」と分かる印を付けておくと、写しが直されて正本と食い違う事故を減らせます。
決め直した値を 1 枚の表にして点検の基準にした例はコラムにあります。