請求書を出した代金が、支払いの期日を過ぎても入っていない状態です。取引先の支払いの事情のほか、請求書が届いていない、金額や宛先が違っていた、といったこちら側の理由で起きることもあります。
遅れを早く見つけるには、請求日か支払いの期日を記録し、決めた日数を過ぎたものを自動で拾う形にします。どの日数で遅れとみなすかは、取引先との支払いの条件で変わるので、会社ごとに決めます。見つけたら、まず請求書が届いているか、金額が合っているかを確かめてから連絡すると、話がこじれにくくなります。
入金を確かめたら、すぐに入金済の状態にすることも大切です。入金を確かめたのに状態を変え忘れると、入っているお金を遅れとして追いかけることになり、取引先に失礼な連絡をしてしまうおそれがあります。