受注した仕事ごとに、作業中・未請求・請求済・入金済のような状態を持たせ、請求と入金がどこまで進んだかを追います。状態ごとの件数を見れば、請求の出し忘れや入金の遅れに、月末を待たずに気づけます。
大事なのは、仕事が終わってから請求書を出すまでのあいだを「未請求」として分けておくことです。この状態が無いと、作業中と請求済のあいだに落ちた仕事が見えず、請求の出し忘れにつながります。請求日を記録しておけば、請求からの日数で入金の遅れも数えられます。
状態の名前は、経理の担当と営業の担当で同じ意味に使えるように決めます。「請求済」が、請求書を作った時点なのか、送った時点なのかで、件数が変わります。状態を変えるのは誰かも、あわせて決めておきます。
状態ごとの件数を月の途中で見ておくと、月末の締めの作業も軽くなります。月末に請求と入金を突き合わせ直すのではなく、毎日の状態の一覧を確かめるだけで済むからです。
受注ごとの 4 つの状態の設計はコラムにあります。