残業・休暇・経費・購入などの申請が出てから、承認されるまでの流れです。承認する人、何段で承認するか、承認の期限、却下するときの扱い、承認する人が不在のときの代理を決めます。紙の回覧で回していた流れを、アプリに移すときに改めて決めることが多くあります。
段数を増やすほど、確定するまでの時間は延びます。小さな会社では、1 段で済む申請は 1 段にし、金額の大きいものだけ段を増やす、といった分け方もあります。承認の期限を決めて、手が付いていなければ知らせる形にしておくと、申請が止まりにくくなります。
申請の種類ごとに、承認する人と段数を表にまとめておくと、迷いません。紙の決裁の流れをそのままアプリに移すと、段数が多すぎることがあります。移すときに、本当にその段が要るかを見直す機会にします。
承認された申請と却下された申請の記録は、あとから見られるように残します。
残業の申請で決めた承認の流れはコラムにあります。