稟議では、担当者が案の中身・金額・理由を書いた書類（稟議書）を作り、上司や関係する部門を経て、決裁者まで回します。いくら以上なら誰の承認が要るか、という基準を決めている会社もあります。紙で回す会社もあれば、業務のアプリやワークフローのシステムで回す会社もあります。承認する人が多い会社や、月に 1 回の会議で決める会社では、決まるまでに数週間かかることもあります。
提案する側から見ると、稟議に回る資料は、打ち合わせにいなかった人が読むものです。その人は、打ち合わせでの話の流れを知りません。提案書の要点が最初の 1 枚で分かるように書き、金額の根拠と、ほかの選択肢と比べた理由を書いておくと、窓口の方が社内で説明しやすくなります。
初回の打ち合わせでは、「過去の似た発注は、どう承認が回りましたか」と伺います。誰が読むのか、どの時期に回るのかが分かれば、提案書をお出しする日も決めやすくなります。当社は、聞き取りが足りているかを数える 13 の項目の 1 つに、稟議の道筋を入れています。