中小企業では社長が決裁者であることが多いものの、金額や内容によって、部門の責任者が決める会社もあります。打ち合わせでお会いしている方が、決裁者とは限りません。現場の責任者の方とお話を進め、最後は社長が決める、ということはよくあります。
提案の前には、どなたが最終的に決めるのか、その方がいちばん気にすることは何か（費用、効果、うまくいかなかったときの影響、現場が本当に使うかどうか）を伺います。決裁者の気にすることに答えていない提案書は、窓口の方が社内で説明しにくくなります。提案書の最初の 1 枚は、打ち合わせにいなかった決裁者が読んでも要点が分かるように書きます。
決める方の目には、古い設備を直す工事は、いつか起きるかもしれない損失を避けるための費用に見えがちです。学校様のネットワークの提案で、話の順番を決める方の目線で組み直した記録は、コラムにあります。