聞き取りの項目を先に並べておくと、話が弾んだ日でも、聞き漏らしに気づけます。会社と組織のこと、誰が決めるか、今の業務と道具、困りごと、予算と期日など、提案の前に分かっていなければならないことを、表の形で持って行きます。初めての相手には、会社のこと、困りごと、決め方とお金、の順に伺うと、話の流れが自然になります。
書き方でいちばん大事なのは、答えを言われた言葉のまま残すことです。数字・お名前・期日を、要約や推測で書き換えると、あとで提案書を作るときに、どこまでが伺った事実なのかが分からなくなります。その場で伺えなかった項目は「未確認」と書き、次の打ち合わせで伺う宿題に回します。
当社は、システムの開発の相談で使うヒアリングシートのひな形を持っています。打ち合わせの前に、公開されている情報で埋められる欄を先に埋め、分からない欄は空けたまま持って行きます。初回の聞き取りで、決める方も予算も伺えていなかった相談の記録と、次に伺う 19 の質問は、コラムに書きました。