残業の日・始めと終わりの時刻・理由を申し出て、上司の承認を受ける手続きです。申請と承認を通すことで、誰がいつどれだけ残業したかが記録に残り、月ごとの集計や、残業の上限を確かめる元になります。
現場の方がスマートフォンで出す場合は、入れる項目を少なくします。申請した人や時間の計算は仕組みに任せ、入れるのは種別・日付・時刻・理由の 4 つ程度にします。残業の前に申請するのを原則にしつつ、事後の申請をいつまで認めるかも決めておきます。申請制にしても、実際に働いた時間をどう扱うかは、社会保険労務士の方に確かめておくと安心です。
理由の欄は、自由に書く形でも、よく使う理由の例を示しておくと書き方がそろいます。納期の対応、設備の手入れ、段取り替えのように例があれば、月末に理由ごとに数え、残業が増える原因を見つける手がかりにもなります。
プレス加工の会社様で決めた流れはコラムにあります。