対応が止まっている案件、見積もりを出したあとのフォローの日が来た案件、しばらく連絡していないお客様などを、仕組みの側から担当に知らせます。人の記憶に頼らず、仕組みが催促する形です。
通知が多すぎると読まれなくなります。担当が決まっていない、期限が決まっていない、何日動きがない、など通知の条件を絞り、誰に届けるかを決めておきます。案件に担当と次の対応を必ず入れる決まりと組み合わせると、止まっている案件が見つかりやすくなります。
通知を受けた人が何をすればよいかも、通知に書いておきます。「この案件は 7 日動きがありません」だけでなく、次の対応の欄を開く入口を添えると、その場で対応できます。対応したら通知が消える形にしておくと、残っている通知がそのまま宿題になります。
建設会社様の業務システムで決めた通知の条件はコラムにあります。