品質の仕組み（ISO 9001 など）で使う言葉です。成果物の不備、納期の遅れ、手順を守らなかったこと、記録の抜けなど、決めたことが守られていない状態を指します。認証の審査で要求事項を満たしていない箇所が見つかったときも不適合と呼ばれ、組織はその原因を取り除く処置（是正処置）をとります。
不適合は、見つけたら記録し、重さに応じて扱いを変えます。お客様に影響が出るものは、まず影響を止める処置をとり、そのあと原因を探って再発を防ぎます。社内の軽い手順の抜けまで同じ重い手順で扱うと、少人数の会社では記録が続きません。
記録には、何が・いつ・どこで起きたか、誰が見つけたか、お客様への影響があるかを書きます。番号を付けておくと、あとで原因の分析や処置の記録と結び付けられます。
当社が品質の手順書で、不適合を緊急・重大・軽微の 3 つに分けた記録は社内のミスの記事にあります。