文書のページの中に表やタスクの一覧を作り、社内で共有できる道具です。項目を自由に作れるので、案件の管理や社内の手引きなど、いろいろな使い方ができます。
自由に作れることは、使い方がばらばらになりやすいことでもあります。パソコンで細かく整理する人と、スマートフォンで見るだけの人が混ざると、入れる細かさや更新の頻度が人によって変わり、担当が替わったときに経緯が追えなくなります。Notion を続けるにしても別の道具に移るにしても、先にデータごとの置き場所と責任者を決めておくと、使い方をそろえられます。
使い方をそろえるには、案件の項目と状態の言葉を決め、テンプレートとして全員が同じ形で作るようにします。共有の権限を、特定の社員の個人のアカウントではなく、会社のアカウントで管理しておくことも、人が替わったときに困らないために要ります。
Notion で案件を管理していた建設会社様の相談はコラムにあります。