受注した仕事ごとに、取引先・金額・納品の予定日・請求日・入金の予定日と入金日などを記録する台帳です。営業の案件の一覧が受注までを追うのに対し、受注台帳は受注したあと、納品から入金までを追います。
案件を受注にしたあと、担当が受注台帳に入れ直す運用では、入れ忘れが起きます。入れ忘れた受注は、請求の一覧にも載りません。案件の状態を受注に変えたら受注の記録が自動でできる形にすると、受注した仕事は必ず台帳に現れます。
受注台帳に入れる金額は、税別か税込かを決めて、全件そろえます。そろっていないと、月の合計が実際とずれます。受注のあとに内容が変わったときは、変えた日と理由を残しておくと、請求の金額との違いを説明できます。
受注台帳と案件の一覧は、同じ案件の番号でつないでおきます。番号でつながっていれば、受注した仕事の元の商談の記録をたどれ、見積もりと受注の金額の違いも確かめられます。
案件と受注をつなぐ設計はコラムにあります。