品質方針と品質目標を決め、それを守る手順を文書にし、日々の記録を残し、内部監査やマネジメントレビューで見直して改善する、という一連の仕組みです。英語の Quality Management System の頭文字から QMS と呼ばれます。国際規格の ISO 9001 は、品質マネジメントシステムに関する規格です。
仕組みは、文書と記録に分けて考えると整理しやすくなります。手順書のような文書は版を付けて管理し、改訂のたびに履歴を残します。不適合の記録や監査の記録は日々たまっていくものなので、置き場所を 1 つに決めます。文書と記録が同じ場所に混ざると、どれが今の決まりなのかが分からなくなります。
小さな会社で手順書を増やしすぎると、守られない手順書が増えます。まず、ミスの記録・内部監査・見直しの 3 つが回る形から始め、必要になった手順を足していきます。
当社は、品質の手順書を文書のファイルで、品質の記録を社内システムで持つ形に分けました。経緯は社内のミスの記事にあります。